Il D.P.S. è il documento che attesta l'adeguamento alla normativa sulla tutela dei dati personali.

Deve essere redatto ogni anno e la sua scadenza è fissata al 31 di marzo.

Il D.P.S. è un manuale che pianifica la sicurezza dei dati in azienda: indica come si tutelano i dati personali di dipendenti, collaboratori, clienti, utenti, fornitori, ecc.
Il Garante ha individuato una figura ad hoc:  il “Resposabile del trattamento dei dati” più una serie di punti per i quali l'azienda deve adottare tutte le misure necessarie per l'espletamento della legge.

Lo scopo del D.P.S. è proprio quello di descrivere la situazione relativa alla gestione della privacy in azienda divisa in punti:

1. Elenco dei trattamenti di dati personali
2. Distribuzione dei compiti e delle responsabilità
3. Analisi dei rischi che incombono sui dati
4. Misure in essere e da adottare
5. Criteri e modalità di ripristino della disponibilità dei dati
6. Pianificazione degli intervent i formativi previsti
7. Trattamenti affidati all'esterno
8. Cifratura dei dati o separazione dei dati identificativi

Per la  stesura del D.P.S. non ci si mette un giorno perché  il documento richiede una attenta valutazione della situazione aziendale e dei trattamenti effettuati. Mediamente la stesura definitiva avviene nel giro di qualche settimana.

Il D.P.S. deve avere data certa e deve essere aggiornato annualmente entro il 31 marzo di ogni anno. Basterà un timbro postale per certificarne la data certa.

Copia del D.P.S. deve essere custodita presso la sede per essere consultabile e deve essere esibita in caso di controlli.

Il titolare del trattamento deve dare conto nella relazione accompagnatoria del bilancio aziendale annuale dell'avvenuta redazione/aggiornamento del D.P.S.

Il Titolare del trattamento nella logica di una gestione consapevole deve individuare tutte le persone che hanno accesso ai dati ed a ciascuna dice esattamente come si deve comportare. Inoltre deve predisporre le informative da dare a tutti coloro che gli affidano dati in cui spiega le metodiche usate nei trattamenti.

Un fornitore deve essere una risorsa!